01.05.2013

Das Leasingende frühzeitig im Blick

Expertentipps | Die Branchenkenner Christian Kiffe von ATLAS und Matthias Gauglitz vom DAD verraten, an welchen Stellschrauben Fuhrparkleiter drehen können, um ein böses Erwachen am Leasingende zu vermeiden

Die Rückgabe von Leasingfahrzeugen sorgt mitunter für böse Überraschungen auf beiden Seiten. Der Fuhrparkverantwortliche sieht sich mit Rechnungen für Reparaturen oder mit Minderwerten konfrontiert, die er vielleicht nicht immer nachvollziehen kann oder die durch wesentlich höhere Beanspruchung des Fahrzeuges entstanden sind, als eingeplant. Und der Leasinggeber steht Schäden gegenüber, die den Restwert eines Fahrzeugs erheblich mindern oder den Weiterverkauf schwierig gestalten.
Beide Seiten können aber einiges dafür tun, damit es nicht zu Unstimmigkeiten kommt, wie Matthias Gauglitz, Geschäftsführer beim DAD Deutschen Auto Dienst, und Christian Kiffe, Geschäftsführender Gesellschafter der ATLAS AUTO-LEASING GmbH, erläutern.

Wie können Fuhrparkleiter schon frühzeitig die Weichen für eine reibungslose Rückgabe stellen?

Kiffe: Schon im Vorfeld der Rückgabe – also bei der Vertragsgestaltung – gibt es Möglichkeiten, Unstimmigkeiten bei der Rückgabe zu vermeiden. Im Flottenbereich handelt es sich beim Großteil der Leasingverträge um Kilometerverträge. Hier gilt es zum Beispiel, die vertraglich vereinbarte Laufzeit und Laufleistung optimal auszurichten, um einerseits die Leasingrate, andererseits eine eventuelle Nachbelastung durch Mehrkilometer zu minimieren. Zeichnen sich schon während der Laufzeit große Differenzen bei den Kilometern ab, kann es sich lohnen, den Vertrag nachträglich anzupassen.
Weitere vertragliche Möglichkeiten liegen in der Festlegung einer Obergrenze für reparatur- oder wertminderungsbedingte Nachbelastungen. Auch Versicherungen oder Pauschalen sind möglich, durch die sich der Leasingnehmer von nachträglichen Kosten befreit oder einen Freibetrag pro festgestelltem Schaden erhält. Dies ist allerdings weniger verbreitet, bedeutet es am Ende doch meist eine indirekte Erhöhung der Leasingrate.

Gauglitz: Auch eine durch die Leasinggesellschaft oder andere Dienstleister organisierte aktive Inspektionsüberwachung mit kontrollierter Mängelbehebung kann für den Fuhrparkleiter sehr hilfreich sein. Gerade bei von mehreren Fahrern genutzten Fahrzeugen, die weit vom Fuhrparkleiter entfernt stehen, oder bei weniger gewissenhaften Fahrern kann es sonst auch schon mal vorkommen, dass Wartungs- oder HU-Termine versäumt oder von den Nutzern verspätet wahrgenommen werden. Hier droht der Verlust der Herstellergarantie für das Fahrzeug.
Zudem kommt es in Fuhrparks auch vor, dass bei Untersuchungen Mängel am Fahrzeug festgestellt werden, die Nutzer sich aber nicht um deren umgehende Behebung kümmern. Hierdurch können Schäden größer und unnötig teuer werden. Dies alles kann sich negativ auf die schlussendliche Fahrzeugbewertung auswirken und muss einfach nicht sein.

Was können Fuhrparks während der Laufzeit sonst noch tun, um die Nachforderung am Laufzeitende gering zu halten?

Kiffe: Sehr wichtig, um möglichst niedrige Kosten zu erreichen, ist nicht nur die Vermeidung von äußeren Schäden etwa an Karosserie, Felgen, Lack und Verglasung, sondern auch weniger offensichtliche Faktoren wie die zuverlässige Einhaltung der breieit von Herrn Gauglitz erwähnten Wartungsterminen und die fachgerechte Durchführung von Reparaturen. Auch die Beschaffenheit und der Zustand des Innenraums sowie die Vollständigkeit des Zubehörs, angefangen vom Zweitschlüssel über die Kofferraumabdeckung bis hin zum Winterreifensatz, spielen eine große Rolle. Fuhrparkverantwortliche sollten alle diese Faktoren im Blick behalten

Gauglitz: Fuhrparkverantwortliche haben natürlich auch diverse Möglichkeiten, der Entstehung unnötiger Schäden oder zu hohem Verschleiß etc. entgegen zu wirken. Beispielsweise durch Nutzerschulungen in materialschonender Fahrweise, Beteiligung der Nutzer an bestimmten Reparaturkosten oder an einer übermäßigen Wertminderung als Sanktionsmaßnahme. Auch das Etablieren von finanziellen Belohnungssystemen – also Bonusmodellen – für eine Fahrzeugrückgabe ohne Schäden kann als positiver Anreiz sehr hilfreich sein.

Kiffe: Ob wirklich Bonus-Malus-Systeme eingerichtet werden oder mit auffälligen Fahrern lediglich Gespräche geführt werden und sie sich für erhöhte Schäden gegebenenfalls rechtfertigen müssen, ist aber immer stark von der Unternehmenskultur und der Persönlichkeit des jeweiligen Fahrers abhängig.

Auch unsere Leasingumfragen ergeben seit Jahren: Häufig fehlt bei der Rückgabe Zubehör, das mit hohen Nachbelastungen zu Buche schlagen kann. Spitzenreiter sind demzufolge die von Ihnen schon genannten Schlüssel und Reifen. Was können Flottenchefs hier tun, um gegenzusteuern?

Gauglitz: Bereits vor der Auslieferung eines Leasingfahrzeuges an einen Nutzer – also auch, wenn im Rücknahmeprozess ein ausgelaufenes gegen ein neues Leasingfahrzeug ausgetauscht wird – sollte der Fuhrparkverantwortliche festgelegt haben, welches Zubehör wirklich an den Nutzer übergeben wird und welches vielleicht eher bis zum Leasingende sicher bei einem Dienstleister verwaltet und dann passgenau zur Rückgabe des Fahrzeuges wieder zurückgeführt werden sollte. Denn nichts ist ärgerlicher als unnötig ausgelieferte Dinge, die während der Leasinglaufzeit beim Nutzer verloren gehen und am Leasingende teuer bezahlt werden müssen. Unter anderem um Fuhrparks hier zu unterstützen, lagern wir beim DAD beispielsweise rund 1,1 Millionen Fahrzeugdokumente und ca. 150.000 solcher fahrzeugspezifischen Elemente für unsere Kunden. Das reicht von Ersatzschlüsseln über Navigations-CDs, Radio-Codekarten bis hin zu Telefonzubehör.

Und wenn Flotten nicht alles Zubehör auslagern können wie den Zweitschlüssel für den Partner oder den Satz Saisonreifen? Wie können sie die Fehlteile gering halten?

Gauglitz: Dann sollte der Nutzer eine Liste erhalten, was mit dem Fahrzeug zusammen ausgeliefert wurde und nun zurückgegeben werden muss. Dies bereits, wenn der Rücknahmedienstleister den Fahrzeugnutzer wegen der Terminvereinbarung für die Rücknahme kontaktiert hat. Optimal ist eine Checkliste, die Entsprechendes auflistet. So kann der Fahrer sich rechtzeitig darum kümmern, dass er den Wagen vollständig zurückgibt und Wiederbeschaffungskosten für fehlende Teile vermieden werden.

Worauf können Flotten bei der Wahl der Leasinggeber in puncto Rückgabe achten?

Kiffe: Fuhrparkverantwortliche sollten darauf achten, dass sie ein Leasingpartner auswählen, der auf Transparenz setzt. So sollte im Vertrag beispielsweise eine detaillierte Definition der bewertungs- und abrechnungsrelevanten Kriterien festgelegt werden. Ziel ist eine klare, nachvollziehbare Regelung, welche Schäden in welchem Ausmaß bei der Rückgabe mit Blick auf die vereinbarte Laufleistung akzeptiert werden und welche nicht. Typische Abnutzungserscheinungen, die hierbei erfasst werden, sind etwas der Stoffabrieb bei Sitzen, Steinschläge und Kratzer im Lack oder die Profiltiefe bei Reifen.

Gauglitz: Auch bei der Leasingrückgabe sollte darauf geachtet werden, dass möglichst nur Partner eingesetzt werden, die nach bestimmten Standards und zertifizierten Prozessen vorgehen und klar definierte Service-Level einhalten. Dies erhöht die Transparenz und Sicherheit im Prozess.

Viele Leasinggesellschaften lassen ihren Kunden die Wahl, wo sie die Rückläufer zurückgeben: am Sitz der Leasinggesellschafter, am eigenen Firmensitz oder bei dezentralen Fuhrparks sogar am Wohnort des Fahrers. Was ist hierbei zu bedenken?

Kiffe: Für unsere Fuhrparkkunden spielt der Ort der Fahrzeugrückgabe eine wichtige Rolle. Vielen ist es wichtig, dass der Rücknahmedienstleister die Fahrzeuge direkt beim bisherigen Nutzer abholt und im gleichen Zug gegen das Nachfolgefahrzeug austauschen kann. Und zwar egal, wo der Nutzer sich befindet – entweder bei sich zu Hause oder irgendwo auf seiner Außendiensttour.

Gauglitz: Genau. Damit der Nutzer im Zuge der Rücknahme beziehungsweise des Fahrzeugtauschs mobil bleibt, ist meist der Tausch Alt- gegen Neufahrzeug wichtig. Dem Nutzer sollten zudem unnötige Wege – etwa zu festen Rücknahmestationen – und damit verbundener zusätzlicher Zeitaufwand erspart bleiben. Wichtig ist dabei aber, dass die Fahrzeugübergabe an einem gut beleuchteten Ort stattfindet, damit Übergabe und Protokollierung fachgerecht und den Standards entsprechend durchgeführt werden können.
Bei zentralen Fuhrparks – zum Beispiel bei Unternehmen mit nur einem Standort und ohne Außendienst – ist es dem Fuhrparkleiter zum Teil auch wichtig, die Fahrzeuge selbst noch einmal gesehen zu haben. Dann läuft die Rückgabe über ihn.
Ist der Fuhrpark dezentral und beispielsweise über ganz Deutschland verteilt und viele Fahrzeuge sind vielleicht sogar im Außendienst unterwegs, besteht diese Chance nicht. Der Fuhrparkleiter muss sich hier noch mehr auf den eingebundenen Dienstleister – auf seine zuverlässige und reibungslose Rückholung und ganz genaue Zustandsdokumentation – verlassen können. Insbesondere in diesen Fällen ist auch das Thema Schnelligkeit für ihn von großer Bedeutung. Das Rücknahmeprotokoll inklusive genauer – auch bebilderter – Zustandsdokumentation sollte ihm schnellstmöglich vorliegen. Gerade bei unserem elektronischen Rücknahmeprotokoll, welches mittels Tablet-PC erstellt wird, ist dies gegeben. Mit nur wenigen Mausklicks kann es nach Erstellung an die Beteiligten versendet werden.

Manche tun es grundsätzliche, andere niemals: Sollten Fuhrparkbetreiber ihre Rückläufer vor Vertragsende aufbereiten lassen oder nicht?

Gauglitz: Naht das Leasingende, kann es auch sinnvoll sein, bei manchen Fahrzeugen einen Vorab-Check durch einen Sachverständigen durchführen lassen. Dieser bildet dann die Entscheidungsgrundlage dafür, ob der Wagen vor der Rückgabe zur Kostenoptimierung lieber noch zum Smart-Repair geschickt werden sollte oder nicht.

Kiffe: Diesbezüglich stellen wir bei Fahrzeugnutzern gerade einen Trend dahingehend fest, den Wagen vor der Rückgabe selbst „aufzubereiten“ – Stichwort Lackstift. Davon raten wir ab!
Und auch wer den Wagen vor Laufzeitende in eine Werkstatt oder zum Smart-Repair gibt, erreicht mit der Reparatur teilweise nicht die Qualität, die für einen erfolgreichen Verkauf zum Zielpreis nötig ist.
Oder es wird auch zu viel gemacht, weil manche Dienstleister nicht im Blick haben, welche Schäden bei der Rückgabe wirklich nachbelastet werden würden und welche nicht. Bei mangelhaften Reparaturen muss nach Rückgabe über den Leasinggeber noch einmal fachgerecht nachgearbeitet werden. So kann es sein, dass der Fuhrparkverantwortliche am Ende mit doppelten und vor allem unnötigen Kosten konfrontiert ist.
Hier sollte man also ganz genau überlegen und eigentlich eher auf die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Leasinggesellschaft setzen. Bei wem man sich und seinen Fuhrpark gut aufgehoben fühlt, ist da natürlich immens wichtig.

Welchen Einfluss hat eine Aufbereitung auf die spätere Vermarktung der Leasingrückläufer?

Kiffe: Es ist ein Irrglaube, dass Fahrzeuge für das Remarketing immer vollumfänglich aufbereitet werden müssen. In vielen Fällen lassen wir zum Beispiel nicht oder nur in Teilen aufbereiten. Dies hängt allerdings sehr stark vom Fahrzeugmodell ab. Manchmal geht es auch nicht ohne.
Unsere Erfahrung zeigt: Je hochwertiger und stylischer ein Fahrzeug ist, umso wichtiger ist es, dass es vor dem Weiterverkauf perfekt aufbereitet wird. Wir hatten hier beispielsweise einmal einen Mini mit winzig kleinen, kaum sichtbaren Beulen. Den wurden wir so einfach nicht los. Jeder Interessent störte sich daran. Nach der Beseitigung der Beulen hat er ganz schnell einen Käufer gefunden. Andersherum spielen Kratzer und ähnliches bei weniger wertigen Modellen oder Nutzfahrzeugen kaum eine Rolle. Potenzielle Käufer freuen sich hier sogar eher, dass sie dadurch Geld sparen können, und bessern die Mängel im Zweifel selbst nach

Herr Gauglitz, Herr Kiffe, vielen Dank für das informative Gespräch!