Car-Policy

Die Dienstwagenordnung oder Car-Policy regelt die Organisation der Fuhrparkaufgaben im Unternehmen. Abgestimmt auf den Mobilitätsbedarf des Unternehmens legt sie die Fuhrparkstruktur fest und bestimmt somit entscheidend die Kosten des Fuhrparks. Oberstes Ziel der Car-Policy ist häufig auch der Ausgleich verschiedener Unternehmensziele, z.B. zwischen Kosten-, Effektivitäts-, Mitarbeitermotivations-, Image- und Umweltzielen. In der Praxis ist dies nicht immer eine leichte Aufgabe.

Neben der Definition der Prozessabläufe im Fuhrpark (Fahrzeuganforderung, -übernahme, -rückgabe, usw.) legt die Car-Policy fest,

  • welcher Personenkreis berechtigt ist, einen Firmenwagen zu erhalten, 
  • welche Fahrzeugkategorien mit welchen Referenzfahrzeugen bestehen,  
  • den Mitbestimmungsumfang der Mitarbeiter bei der Fahrzeugwahl und 
  • ggf. die private Nutzungsmöglichkeit des Dienstwagens.

Weitere Regelungsinhalte können die Mindestanforderungen an Fahrzeuge bezüglich ihrer Sicherheitsausstattung, die Farbwahl sowie Bestimmungen über nicht zugelassene Zubehörteile und zulässige Fahrzeugtypen sein. Gegebenenfalls können auch spezielle Hinweise für Leasingfahrzeuge in die Dienstwagenordnung mit aufgenommen werden.

Regelmässig werden in der Car-Policy die Referenzfahrzeuge für die entsprechenden Personenkreise definiert. Hat der Mitarbeiter eine gewisse Wahlfreiheit (sog. User-Choser), kommt häufig eines von zwei Modellen zum Einsatz:

  • Referenzfahrzeugmodell, wo bestimmte Fahrzeugtypen mit bestimmter  Ausstattung vordefiniert sind 
  • Referenzratenmodell, das bestimmte Full-Service-Leasingraten vorsieht und teilweise auch Kraftstoffbudgets berücksichtigt. 

Nicht zu verwechseln ist die Dienstwagenordnung mit den Nutzungsüberlassungsverträgen, die das Unternehmen mit seinen Mitarbeitern, die zur Nutzung eines Firmenwagens berechtigt sein sollen, abschließt. In den Nutzungsüberlassungsverträgen werden die Rechte und Pflichten des Mitarbeiters zwischen Unternehmen und Mitarbeiter geregelt.

Es empfiehlt sich, die eigene Dienstwagenordnung in regelmäßigen Abständen zu überarbeiten. Anpassungen können beispielsweise durch veränderte Beschaffungskonditionen, Modellwechsel oder etwa die Einführung vollkommen neuer Fahrzeugmodelle notwendig werden lassen. Falls Sie Ihre bestehende Car-Policy zusammen mit einem Experten überarbeiten möchten oder eine ganz neue Dienstwagenordnung erstellen möchten, steht Ihnen ATLAS mit seiner jahrelangen Erfahrung im Fuhrparkmanagement gern zu Seite. Wir freuen uns auf Ihren Anruf.